Dokumen, file serta arsip desa dan segala bentuknya, sudah waktunya desa menjadi Desa Digital dan tidak ketinggalan dengan kecanggihan jaman digitalisasi sekarang ini. Dulu belum begitu boomingnya tentang penggunaan internet serta smartphone, penatausahaan arsip-arsip di desa masih berbentuk cetakan kertas saja dan disimpan dalam lemari arsip. Sekarang sudah canggih dengan menyimpan dokumen secara elektronik atau softcopy (PDF).
Bagaimana cara menyimpan dokumen di arsip online? Anggap saja ini sebagai lemari arsip desa yang disimpan secara online dan suatu ketika dokumen hardcopy hilang di kantor desa atau rusak, desa masih punya salinan arsip yang sudah di buat menjadi scan pdf dan tersimpan di arsip online.
Perlu diingat, email (gmail.com) dan passwordnya jangan sampai lupa !
Yang perlu disiapkan :
Email Gmail.com, kalau belum punya silahkan dibuat terlebih dahulu di sini : Buat email Gmail.com
Cara Menyimpan :
1. Login ke Email : Gmail.com
2. Buka Drive Google
3. Buat Folder baru, dengan cara klik tanda + Baru dan pilih Folder Baru (ikuti contoh gambar)
4. Buat nama folder misalnya
Berita Acara kemudian klik
Buat
5. Setelah itu,
klik 2x folder
Berita Acara tersebut dan kita akan menyimpan file didalamnya,
caranya;
klik tanda + Baru lalu pilih Upload file 6. Kemudian cari file Berita Acara yang akan disimpan dan sudah berbentuk PDF, lalu klik open, dan tunggu proses uploadnya selesai dan file tersebut sudah tersimpan dalam folder Berita Acara. Seperti itu cara menyimpannya ke dalam arsip dokumen online. Desa bisa mengambilnya kapan saja dan tinggal didownload dan juga bisa membagikannya melalui tautan link.
BAGAIMANA CARA MENDOWNLOAD FILE YANG SUDAH TERSIMPAN ?
Klik tanda titik tiga kemudian pilih downlod, maka file tersebut akan didownload (ikuti contoh gambar)
BAGAIMANA CARA MEMBAGIKAN FILE YANG SUDAH TERSIMPAN ?
File yang sudah tersimpan dapat dibagikan baik secara langsung maupun tidak.Secara langsung dengan cara membagikan link download, maka yang menerima link harus mendownload file tersebut.
Secara tidak langsung dengan cara kita download terlebih dahulu dan membagikan file tersebut melalui whatsapp. (ikuti petunjuk sesuai gambar)
Klik tanda titik tiga lalu pilih bagikan
Setelah itu ubah Akses umum menjadi Siapa saja yang memiliki link
Kemudian klik Salin link dan klik Selesai
Silahkan kirim link yang sudah disalin tadi misalnya ke whatsapp, dan yang menerima tinggal membuka link tersebut dan klik tanda panah menghadap kebawah (seperti contoh gambar)
itulah cara menyimpan dokumen secara online dan cara mendownload dan membagikannya.
Berapa banyak kapasitas yang bisa ditampung dalam Google Drive ? Google Drive memberikan space penyimpanan sebesar 15 Giga yang mana desa dapat menyimpan ribuan file didalamnya !
ingat ingat ! akun emailnya dan password jangan sampai lupa, buatlah password yang mudah diingat dan aturlah email alternatifnya agar suatu ketika lupa password bisa email alternatif tersebut untuk mengatur ulang password baru.
Semoga bermanfaat dan bagikan kepada yang belum tau saja hehe.
Salam Pendamping Desa Muara Papalik
Post a Comment